Vào buổi sáng Chủ Nhật mùng 5 tháng 4 vừa qua, VMCC đã tổ chức buổi Sunday Coffee Talk về chủ đề “Tổ chức sự kiện dưới góc nhìn của người quản trị”.

Đến buổi nói chuyện, các thành viên chính thức của VMCC đã cùng nhau lắng nghe chia sẻ của chị Nguyễn Thu Thủy, giảng viên trường ĐH KHXH & NV; Giám đốc Công ty TNHH MTV Dịch vụ Khoa học & Du lịch; Chủ tịch kiêm TGĐ Công ty CP Thống Nhất; Cựu trợ lý Giám đốc Sáng tạo Gold Sun Advertising; Hội viên Hội mỹ thuật Việt Nam.

Mở đầu, chị Thủy nêu ra câu hỏi: “Sự kiện là gì? Tại sao phải có sự kiện trong marketing-mix?”. Mọi người đã thảo luận sôi nổi, đi đến nhận định: sự kiện là hoạt động diễn ra trong một hoặc nhiều thời điểm nhất định, thu hút nhiều người tham dự và nhằm quảng bá thương hiệu một cách hiệu quả.   Chính các sự kiện sẽ thể hiện được tầm nhìn và tính chất của thương hiệu.

Chị Thủy cũng giới thiệu 3 đoạn clip hết sức thú vị về những sự kiện khác nhau. Với clip 3D mapping của Hyundai giới thiệu dòng xe Accent, chị đề cập: tuy đoạn phim 3D mapping trình diễn chỉ kéo dài vài phút, nhưng công chuẩn bị mất đến 4 tháng. Qua đó, chị nhấn mạnh về tính khoảnh khắc trong từng sự kiện là rất quan trọng.

Màn trình diễn 3D mapping của Hyundai:

Khi làm marketing, ta phải trả lời được câu hỏi: “Khách hàng của ta là ai? Thị trường nào?”. Trong tổ chức sự kiện marketing ta cần làm rõ: “Công chúng của sự kiện là ai? Họ có nhu cầu như thế nào?”. Ví dụ với case của Huyndai, nếu công chúng của sự kiện không thích kĩ thuật, xe hơi thì sự kiện vẫn thất bại dù được thực hiện rất công phu. Tính chất của sự kiện phải có liên hệ đến với thương hiệu mẹ.

Các nhân tố chính của sự kiện là: nhân lực thực hiện, người tham dự, thời gian, địa điểm, mục tiêu, quản trị và loại sự kiện. Anh Phương, Giám đốc Học viện thương hiệu và truyền thông SAGE cho rằng, quan trọng nhất là “loại sự kiện” (event type). Nó quyết định tất cả những yếu tố còn lại, trong đó có cách mà sự kiện đó diễn ra và ta phải quản trị nó như thế nào.

4 lí do để thương hiệu tổ chức sự kiện marketing

Một là, làm thương hiệu. Hiện nay khách hàng đang bị no nê bởi các lựa chọn khác nhau trên thị trường. Sự kiện sẽ giúp kết nối tương tác với khách hàng, đồng thời tăng nhận thức, tạo cảm nhận tốt về thương hiệu.

Hai là, giúp thương hiệu dẫn đầu. Lưu ý “dẫn đầu” ở đây không phải là dẫn đầu thị trường, mà ví von nó như một chiếc phễu, thu hút khách hàng tiềm năng và chuyển hóa thành khách hàng thật sự.

Ba là, thúc đẩy hành vi mua hàng.

Bốn là, định hướng tư duy khách hàng về thương hiệu.

Chìa khóa tổ chức thành công sự kiện

Một là, phải có những mục tiêu cụ thể và khả thi. Hiện nay, có nhiều chương trình thuê người ngoài đến tham dự, học họ cách vỗ tay để giả làm chương trình hấp dẫn và được quan tâm.  Có thể do khâu trao đổi giữa người chủ trì và người tổ chức không được thông suốt, hoặc người tổ chức gian dối.  Sự kiện như này chỉ mang tính trình diễn, không có tính chất thật.

Hai là, phải có chủ đề, ý tưởng (concept) xuyên suốt. Anh Trần Anh Tú, chủ tịch VMCC cho rằng, concept chính là linh hồn của sự kiện. Sự kiện chỉ có thể gọi là thành công khi chạm được vào cảm xúc người xem, làm người xem cảm thấy bị thuyết phục. Kết hợp những hoạt động truyền thông trước và sau sự kiện sẽ đạt hiệu quả cao. Ta phải là người dẫn đầu, thu hút người xem từ “chưa quan tâm” đến “ham muốn” sản phẩm.

Ba là, cần đa dạng hóa phương án tiếp cận trong khâu quảng bá.

Bốn là, tùy từng khu vực với những đối tượng mục tiêu khác nhau mà phân chia phương án quảng bá. Chị Thủy giới thiệu hai clip của Coca-Cola quảng bá đến từng thị trường khác nhau.

Năm là, sau khi sự kiện kết thúc, cần tiếp tục truyền thông đến khách hàng. Bao gồm người đã tham dự cũng như người chưa tham dự, để tạo ấn tượng sâu hơn về sự kiện.

Khi tổ chức sự kiện thực tế, ta cần chú tâm đến các yếu tố: lên kế hoạch cụ thể, hậu cần của sự kiện, hình thức và cảm xúc mà sự kiện tạo ra, điều tiết tương tác với khách hàng trong sự kiện, và cuối cùng là thiết lập lịch gặp mặt.

7 lưu ý khi tổ chức sự kiện

Một, liên tục lập kế hoạch: luôn đặt mình trong tâm thế “điều gì cũng có thể xảy ra”.

Hai, xác định số nhân lực cần để thực hiện.

Ba, biết sẽ cần những hoạt động gì cho việc trao đổi giữa người chủ trì và khách tham dự.

Bốn, tạo sự tương tác với khách tham dự.

Năm, không chậm deadline.

Sáu, người tổ chức là người đứng lùi ra sau để quan sát và điều phối.

Bảy, luôn theo sát lịch trình đã định.

Kết thúc phần thuyết trình của chị Thủy, mọi người cùng nghe phần chia sẻ đền từ các thành viên.

“Quảng cáo có hay mấy mà không người xem thì cũng vô giá trị”. Anh Hoàng Tùng, CEO Pizza Home cho rằng, mấu chốt của sự kiện là khách phải đông, đủ. Sau đó là phải bán được hàng. Cuối cùng là gắn được thương hiệu vào trong sự kiện. Anh Tùng nhận định, sự kiện của siêu thị Đức EDEKA tuy làm hay nhưng không hiệu quả, bởi số người trong sự kiện không nhiều. Sự kiện cần tạo được tương tác với nhiều người, đủ khiến người ta nhớ và bán được nhiều sản phẩm.

Sự kiện của siêu thị EDEKA tại Đức:

Chị Thủy nêu lên quan điểm, có một số sự kiện không nhất thiết phải đông. Ví dụ như những sự kiện nội bộ, có tính riêng tư. Một số sự kiện formal không nên sáng tạo, mà cần tập trung vào sự chính xác và chuẩn mực. Quay lại trường hợp siêu thị EDEKA, vốn dĩ họ không làm cho nhiều người xem vì họ nhắm vào đối tượng khách hàng mục tiêu là người dân địa phương. Điều này còn thể hiện qua ngôn ngữ trong clip chỉ có tiếng Đức. Clip này còn đáp ứng yêu cầu về mặt thời điểm, khi được tung ra trước thời điểm Giáng sinh 2014. Như vậy, kích thích người dân địa phương mua sắm cho dịp Giáng sinh là mục tiêu của siêu thị EDEKA.

Anh Phương nêu ý kiến: “Cần chú trọng vào mục tiêu cụ thể, phát triển mọi kế hoạch theo đó.”

Chị Trang, thành viên đến từ nhãn hàng Caring của Diana chia sẻ về talkshow chăm sóc người lớn tuổi, “Cùng Caring hiểu cuộc sống”. Mục đích của sự kiện là thể hiện được đối tượng khách hàng mục tiêu mà thương hiệu nhắm đến. Quan trọng nhất là việc hiểu được khách hàng. Chị kể, trong talkshow đã có câu chuyện cảm động được kể khiến mọi người đều rơi nước mắt. Đó chính là yếu tố “khoảnh khắc tạo cảm xúc” của sự kiện.

Cuối buổi gặp mặt, anh Trần Anh Tú đã lên trao quà và cảm ơn chị Nguyễn Thu Thuỷ.

Hình ảnh giao lưu giữa các thành viên.

Các thành viên chụp ảnh kỉ niệm cuối chương trình.

VMCC xin chân thành cảm ơn chị Nguyễn Thu Thuỷ đã chia sẻ với cộng đồng những kiến thức, kinh nghiệm quý báu của mình, cũng như tất cả các thành viên khác đã sắp xếp thời gian đến tham gia!

Ngọc Khánh